Bitrix24 łączy szeroki wachlarz narzędzi organizacyjnych podnoszących efektywność pracy na poziomie zarówno pojedynczego użytkownika, jak i grupy roboczej. Zadania możesz wyznaczać dla siebie oraz przypisywać współpracownikom, a po otrzymaniu zadania możesz je również oddelegować. Funkcjonalności związane z zarządzaniem projektami zostały umieszczone w modułach dotyczących pracy grupowej. Każdy projekt prowadzony w Bitrix24 może mieć przypisaną grupę roboczą i wszelkie pliki, prowadzone dyskusje oraz zadania związane z tym projektem są dostępne wyłącznie dla przypisanych do niego użytkowników. Czas spędzony przy realizacji zadań w projekcie może być raportowany, a same zadania zintegrowane z kalendarzem grupy roboczej. Idąc dalej, projekty mogą być tworzone również w ekstranecie tak, aby klienci i partnerzy organizacji mogli w nich uczestniczyć.

Zadania główne i zadania podrzędne mogą być wizualizowane na wykresie Gantta wraz z informacjami o ich statusie, osobami odpowiedzialnymi i zależnościami chronologicznymi. Dzięki temu w prosty sposób uzyskuje się pełny obraz postępów w danym projekcie co z kolei umożliwia szybką identyfikację potencjalnych i istniejących opóźnień w realizacji. Z chwilą utworzenia zadania staje się ono dostępne do edycji bezpośrednio z poziomu tabeli, jak również z wykresu Gantta. Przesunięcie terminu ostatecznego, dodanie zadania podrzędnego lub jakiejkolwiek innej zmiany może być dokonane szybko i spowoduje automatyczne rozesłanie monitu do wszystkich zaangażowanych w projekcie osób.

Zaplanowanie nakładu pracy dla osób uczestniczących w projekcie umożliwi Ci ukończenie większej liczby zadań na czas i zidentyfikowanie, które z nich są zagrożone nieterminowym wykonaniem. Kierownicy projektów mogą dokonać alokacji czasu pracowników na wykonanie każdego z zadań, a następnie na bieżąco śledzić czy czas spędzony pokrywa się z planem. Dostępne są również raporty z podsumowaniem miesięcznym dla każdego działu oraz pracownika.

Tabela liczby zadań uszeregowanych według statusu umożliwia uzyskanie szybkiego oglądu sytuacji i określenie, które z nich wymagają niezwłocznej reakcji. Wykazuje, które z Twoich lub Twoich kolegów zadań jest problemowe lub niekompletnie przypisane (przeterminowane, nie rozliczone po wykonaniu, z brakującym terminem wykonania, itp.). Wykaz liczby zadań wedle ich statusów usprawnia pracę kierownika, który może posłużyć się graficzną wizualizacją sytuacji w zadaniach i projektach rozdzielonych pomiędzy działy, grupy robocze i indywidualnych pracowników.

Dodaj listę kontrolną do zadania i monitoruj postępy punkt po punkcie. Ta sprawdzona i prosta metoda kontroli sprawdza się szczególnie w sytuacji, gdy zadanie jest wieloetapowe lub w jego realizację zaangażowanych jest wiele osób. Uczestnicy projektu mogą dodawać swoje punkty do listy kontrolnej oraz odnotowywać fakt ich zrealizowania. Teraz wystarczy już tylko szybki rzut oka aby dowiedzieć się jak wygląda sytuacja przy realizacji danego zadania.

Każdy pracownik organizacji może zostać przypisany do określonej grupy roboczej, która w Bitrix24 została wyposażona w społecznościowe i organizacyjne narzędzia współpracy. Optymalizuj prowadzone operacje i korzystaj z efektywnych metod komunikacji w codziennej pracy grup roboczych. Każda z grup w Bitrix24 stanowi niejako odrębny obszar intranetu, który nie tylko przechowuje ważne pliki i dane, lecz również służy jako platforma do prowadzenia dyskusji, zadań, monitorowania postępów pracy oraz do planowania.

Generowanie raportów jest prostym sposobem, aby dowiedzieć się ile czasu pracownik spędził przy realizacji konkretnego zadania lub projektu. Korzystając z tego narzędzia możesz również sprawdzić jak wiele zadań jest w trakcie wykonywania, a ile z nich zostało ukończonych. Domyślnie raporty mogą być generowane z danymi tygodniowymi, miesięcznymi lub rocznymi, można również ustawić dowolny zakres dat. Dostępny szablon raportu wydajności umożliwia ocenę tego jak wydajnie pracowali uczestnicy projektu. Dla kadry zarządzającej istotna powinna być możliwość dokonania analizy wydajności poszczególnych działów, a nawet całej organizacji. Każdy raport może zostać wyeksportowany do pliku Excel.

Kreator jest narzędziem, którego możesz użyć do łączenia, filtrowania i sortowania danych na potrzeby generowanego raportu, tak abyś mógł przedstawić go zarządowi w oczekiwanej formie. To uniwersalne narzędzie pozwala wybrać pola danych dla oceny efektywności, wydajności pracy i całkowitego czasu spędzonego przy realizacji projektów i zadań.

Ekstranet dostarcza bezpiecznego, wyodrębnionego obszaru, w którym grupy robocze mogą funkcjonować również przy udziale użytkowników zewnętrznych, takich jak klienci firmy, partnerzy, osoby współpracujące i inni dostawcy usług. Dla grup istniejących w ekstranecie dostępne są wszystkie funkcjonalności Bitrix24, a zewnętrzni użytkownicy mają dostęp wyłącznie do tych grup, do których zostali przypisani.